Sesuai dengan pasal 6 ayat 1 huruf a UU PPh sttd UU HPP, biaya perjalanan bisa menjadi pengurang penghasilan sepanjang berkaitan dengan 3M (mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan) dan bukan merupakan biaya yg tidak dapat dikurangkan. Biaya tersebut ada di pasal 9 UU PPh sttd UU HPP dan di ketentuan perpajakan tidak diatur terkait daftar nominatif untuk perjalanan dinas.

Perusahaan yang mengirimkan pegawainya untuk melakukan perjalanan dinas, baik dalam negeri maupun luar negeri, sebagai bagian dari kegiatan bisnis. Di dalam pelaksanaanya, saat perjalanan dinas, pegawai pada umumnya diberikan akomodasi seperti penginapan, uang transportasi, uang makan, hingga uang saku. Jadi dengan diberlakukannya PMK 66 tahun 2023, maka menimbulkan pertanyaan bagi wajib pajak apakah natura atau kenikmatan yang sehubungan dengan perjalanan dinas akan menjadi objek ‘pajak natura’ atau dalam konteks yang diterima orang pribadi menjadi objek PPh Pasal 21, yang menjadi objek dari ‘pajak natura’ adalah natura/kenikmatan sehubungan dengan pekerjaan atau jasa. Dari sisi legal, imbalan tersebut dapat mengacu pada apa yang tercantum dalam kontrak kerja. Secara umum, biaya yang terjadi sehubungan dengan penggantian/imbalan pekerjaan dapat dilihat atau tercantum dalam kontrak kerja antara perusahaan dengan karyawan atau di peraturan perusahaan.

Secara umum, terdapat tiga jenis pembayaran biaya perjalanan dinas yaitu: lumpsum, reimbursement atau penggantian, dan pemberian uang muka. Lumpsum artinya pembayaran sekaligus di awal uang perjalanan dinas berdasarkan yang telah dihitung terlebih dahulu (pre-calculated amount). Dengan mekanisme ini, karyawan diberikan seluruh uang perjalanan dinas di awal dan mungkin tanpa pengembalian uang sisa atau pengembalian uang sisa. Perusahaan sudah menghitung standar biaya secara detail dan sesuai dengan prinsip kewajaran.

Jika biaya perjalanan dinas dibayarkan secara lumpsum, pemotongan PPh Pasal 21 mungkin timbul dalam hal tidak terdapat pengembalian uang sisa. “Jika karyawan diwajibkan melakukan pengembalian uang sisa, membuatkan perincian biaya yang dikeluarkan dan melampirkan dokumen tersebut sebagai pertanggungjawaban maka seharusnya tidak ada yang terutang PPh Pasal 21, namun jika tidak diwajibkan pengembalian uang sisa dan kewenangan diberikan sepenuhnya buat karyawan, maka di kasus ini memiliki potensi objek PPh Pasal 21. Dalam mekanisme reimbursement, Arie menjelaskan tidak terdapat pemotongan PPh Pasal 21”. Reimbursement/penggantian artinya penggantian biaya yang telah dikeluarkan pegawai berdasarkan bukti-bukti atau adanya laporan pertanggungjawaban, untuk hal ini biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan perjalanan dinas seharusnya bukan objek PPh Pasal 21.

Dokumentasi Terkait Biaya Perjalanan Dinas

Hal penting yang perlu dilakukan adalah melakukan dokumentasi. Selain pembukuan yang dilakukan wajib pajak, dokumentasi perjalanan dinas akan menjadi bukti pendukung ketika wajib pajak menentukan treatment pemotongan pajak atas biaya perjalanan dinas. Selain surat tugas dan bukti akomodasi, penting juga bagi wajib pajak untuk menyiapkan laporan kegiatan/laporan pertanggungjawaban. “Pertama yang perlu diperhatikan adalah dokumen pendukung perjalanan dinas tersebut, misal adanya surat tugas dari pimpinan atau invitation meeting dari penyelenggara kegiatan, bukti pengeluaran (tiket, boarding pass, hotel, dan lain-lain), laporan kegiatan berupa dokumentasi/foto/video, disertai dengan laporan pertanggungjawaban biaya yang dikeluarkan.

Kesimpulannya adalah biaya perjalanan dinas merupakan bagian dari biaya operasional dari perusahaan. PMK 66/2023 mengatur mengenai imbalan natura/kenikmatan sehubungan dengan pekerjaan/jasa, sehingga biaya perjalanan dinas sebagai biaya operasional tidak masuk dalam lingkup PMK 66/2023, namun masih terdapat potensi pemotongan PPh Pasal 21, misalnya untuk uang saku atau sisa lebih dari biaya perjalanan dinas yang dibayarkan secara lumpsum. Maka dari itu, penting bagi wajib pajak untuk melakukan dokumentasi, mulai dari surat tugas, bukti pengeluaran, laporan kegiatan, serta laporan pertanggungjawaban.

(T.M)